Tempo de contratação: por que a vaga demora a fechar

O tempo de contratação mediano de uma vaga não executiva é de 44 dias corridos, da abertura até o aceite da proposta, no levantamento de benchmarking de recrutamento da SHRM com milhares de empresas associadas. Nas pequenas empresas brasileiras, esse número raramente é medido, e o que não é medido ganha semanas extras em silêncio.

A vaga fica aberta, o time cobre a falta com hora extra e o gestor repete que está difícil achar gente enquanto o processo dorme entre etapas. A quebra do relatório da SHRM mostra onde o tempo realmente vai, e a parte que ela revela surpreende: a maior fatia do prazo não é trabalho, é fila.

Quanto tempo leva cada etapa do processo

As medianas do funil de uma contratação não executiva, segundo a SHRM: 7 dias da abertura até a aprovação da vaga, 2 dias até a publicação, 5 dias até a triagem começar, 5 dias triando, 7 dias de entrevistas, 4 dias até a decisão e a proposta, 2 dias até o aceite. Somado, o trabalho em si ocupa perto de 25 dias.

Ou seja: dos 44 dias, quase 20 são espera. Espera de aprovação, espera de leitura, espera de agenda. É a fila, e não a escolha do candidato, que estica a contratação.

No Brasil não existe série pública equivalente com essa granularidade, então a régua inicial são os seus próprios números. Anote a data de abertura da próxima vaga e a data de cada etapa concluída. Sem medida própria, qualquer prazo parece normal, inclusive o dobro do necessário.

Quanto a vaga aberta custa

O custo aparece em dois lugares. Na operação, cada semana com a função vazia é hora extra, atraso de atendimento ou gestor fazendo tarefa do subordinado, que é a hora mais cara da folha naquela semana. No candidato, o bom profissional não espera: ele recebe outra proposta enquanto o seu processo “vai levar mais uma semana” e some sem avisar. A experiência do candidato que recebe silêncio em troca vira história contada para colegas, e a vaga seguinte recebe menos gente boa por causa dela.

Tem ainda o efeito acumulado. Processo que arrasta por dois meses ensina o mercado local a não levar a empresa a sério, e a contratação seguinte começa com a fila mais curta de candidatos qualificados.

Onde cortar tempo sem apressar a escolha

Apressar certo não é escolher mais rápido, é eliminar o tempo morto entre etapas. Cinco cortes rendem na maioria das pequenas empresas:

• Aprovação de vaga com prazo fixo. Defina que qualquer abertura decide em até 5 dias úteis, com uma reunião semanal para as pendentes. A primeira fila do funil é a mais fácil de zerar.
• Leitura de currículos em bloco, duas vezes por semana. Meia hora dedicada rende mais do que espiar um currículo aqui e outro ali entre tarefas.
• Entrevistas com janelas reservadas na agenda. Quem reserva horário entrevista cinco pessoas na semana; quem agenda “conforme der” entrevista duas.
• Proposta com aprovação pré-definida. Autorize a faixa salarial antes da última entrevista, para a oferta sair em até 24 horas depois da decisão.
• Mensagens automáticas por etapa. Candidato informado espera mais e desiste menos, e a equipe para de gastar texto em cobrança de status.

Nenhum desses cortes mexe na decisão de quem entra. Todos mexem no tempo entre as decisões, que é onde a vaga engorda.

Quem mede, corta

A ferramenta de medição pode ser uma planilha de cinco colunas: vaga, data de abertura, data de cada etapa, dono e atraso em dias. O que importa é o ritual em volta dela: 15 minutos por semana, com RH e gestor da vaga olhando três números, em qual etapa a vaga está, há quantos dias ela está lá e quem mexe nela nesta semana. Vaga sem dono da semana é vaga que ninguém está contratando, só anunciando.

O efeito vem rápido, e não é milagre: quando o gestor passa a ver que a vaga está há 12 dias esperando a própria aprovação, a aprovação sai. Medir não acelera nada por si; cria a pressão certa no ponto certo.

Rápido não é escolher no escuro

Existe limite para a velocidade. Cortar etapa de avaliação para ganhar dias devolve o problema em 90 dias, na forma de contratação errada e reposição dupla. A regra prática é manter o critério escrito antes de publicar a vaga e enxugar apenas o que é espera. O método de triagem de currículos em duas etapas resolve a parte da leitura com corte objetivo, sem depender de impressão de leitor cansado.

A parte que é fluxo e registro, software resolve. A Tunni possui uma solução de recrutamento e seleção que atende desde pequenas empresas a grandes redes. A solução de recrutamento da Tunni publica a vaga em vários sites de anúncio de uma vez, organiza as etapas com aprovação de gestor, envia mensagens automáticas em cada fase e ranqueia a aderência dos candidatos à vaga. Quem decide segue sendo o RH; o que a ferramenta corta é a fila. Se o termo é novo na sua operação, o guia sobre o que é um ATS explica o básico da ferramenta.

Comece medindo a próxima vaga do começo ao fim, etapa por etapa, com data. Com a régua na mão, a conversa sobre o que demora deixa de ser achismo: cada etapa passa a ter dono e prazo, e os 44 dias da referência internacional passam a ser o teto a superar, e não o padrão a copiar.

Escrito porBlog Tunni

Time de conteúdo da Tunni — gestão de pessoas, cultura e produtividade para quem move empresas.