# Como avisar candidato reprovado sem queimar a empresa Canonical: https://blog.tunni.com.br/candidato-reprovado-como-avisar/ A vaga fechou na terça e o escolhido assinou na quarta. Na sexta, os outros 47 candidatos ainda checam o e-mail, esperando uma resposta que ninguém planejou enviar. Reprovado sem aviso é um problema silencioso: some do radar do RH, mas não some do mercado. ## O custo de não responder ninguém Cada reprovado é uma pessoa que passa a contar como foi o processo: para amigos, em grupos de WhatsApp, em avaliações da empresa. Em vaga operacional, o reprovado de hoje costuma ser cliente da sua loja e candidato da sua próxima vaga. Pense numa rede de franquias de alimentação: os 47 candidatos da vaga de atendente almoçam na praça de alimentação e moram no bairro da unidade. Quando ninguém responde, a memória que fica é a do descaso, e ela circula justamente no público de onde viriam seus próximos contratados. Existe também o prejuízo direto: parte dos reprovados da vaga anterior serve para a próxima. Finalista que quase levou a posição está com a avaliação feita, conhece a operação e precisa apenas de uma vaga parecida dali a dois meses. Sem processo de retorno, a empresa recomeça do zero o que já estava quase pronto, pagando de novo por triagem, avaliação e entrevista. ## Avisar todo mundo depende de fluxo Quando o aviso de reprovação depende de alguém sobrar tempo no fim do dia, ele não acontece. Quarenta mensagens escritas à mão não cabem na agenda de um RH que fecha três vagas por semana. A saída é tratar a resposta como etapa do processo, com mensagem padrão e envio automático a cada mudança de etapa. O RH fica com a parte que máquina não faz: a conversa pessoal com quem chegou perto. ## Como avisar bem, na prática - Avise depois da contratação confirmada, e não na escolha. Candidato aprovado ainda cai na medical, desiste, não entrega documento. Avisar reprovação antes da certeza queima o finalista que você pode precisar em seguida, e avisar duas vezes a mesma pessoa passa desorganização. - Use mensagem padrão curta para a maioria. Um modelo que funciona: agradecer a candidatura, informar que a vaga foi preenchida, dizer que o cadastro permanece ativo para oportunidades futuras, se houver consentimento. Três linhas. Objetiva, sem elogio genérico e sem fórmula de despedida robótica. - Trate os finalistas de forma pessoal. Quem chegou às últimas etapas merece uma mensagem ou ligação com nome, agradecimento específico e convite para a próxima vaga daquele perfil. É esse grupo que encurta a próxima contratação. - Ofereça feedback a quem pedir, com agenda. Para finalista, quinze minutos de conversa sobre o que faltou valem mais que um texto. Combine dia e hora, e vá preparado com dois ou três pontos concretos. Feedback vago irrita mais que silêncio. - Guarde o cadastro com consentimento. Registrar o reprovado no [banco de talentos](https://blog.tunni.com.br/banco-de-talentos/), com aviso claro de para que e por quanto tempo, transforma 40 eliminações em uma reserva de candidatos pronta para a próxima vaga. Sem consentimento, o correto é apagar os dados depois do processo. ## Modelo de mensagem de reprovação Oi, [nome]. Obrigado pela candidatura à vaga de [cargo] na [empresa]. A vaga foi preenchida nesta semana. Seu cadastro permanece ativo para futuras oportunidades, e você pode solicitar a exclusão a qualquer momento. Boa sorte na busca! Para o finalista, acrescente: você chegou às últimas etapas e ficou muito próximo. Quando abrir uma vaga parecida, posso avisar você em primeira mão? Repare que o modelo não explica o motivo da eliminação. Para a maioria dos candidatos, o que importa é saber o resultado com respeito; a explicação fica para o finalista que pedir, em conversa. ## O que muda quando o processo é registrado Etapas com mensagem automática, banco de talentos ligado à vaga e histórico de cada candidato resolvem a parte repetitiva do retorno. [A Tunni possui uma solução de recrutamento e seleção](https://empresas.tunni.com.br/) que atende desde pequenas empresas a grandes redes. A solução de recrutamento da Tunni envia a comunicação por etapa automaticamente e mantém o banco de talentos conectado às vagas, o que devolve ao RH o tempo da conversa pessoal com quem chegou perto. ## Perguntas frequentes ### Quanto tempo posso levar para avisar o reprovado? O ideal é até uma semana depois da contratação confirmada. Depois disso, o candidato já assumiu que foi reprovado e a mensagem vira quase desnecessária; antes dos 15 dias, ela ainda constrói reputação. ### Preciso explicar o motivo da reprovação? Para a maioria, não. Ofereça a conversa de feedback aos finalistas que pedirem, com pontos concretos e sem julgamento de personalidade. ### Posso guardar o currículo do reprovado para vagas futuras? Sim, com consentimento, finalidade declarada e prazo definido. Sem isso, o correto é excluir os dados ao fim do processo, por respeito e por conformidade com a [LGPD](https://blog.tunni.com.br/lgpd-curriculos-candidatos/). ### Devo avisar quem caiu na triagem, ou só os finalistas? Avise todo mundo, com a mesma mensagem padrão. Quem caiu na triagem também espera resposta, e é justamente o grupo maior, o primeiro a comentar do processo com conhecidos. ### E se o candidato responder com raiva? Responda uma vez, com calma e sem rebater. Reação humana existe; processo profissional é justamente manter o padrão independentemente da reação. Este artigo tem caráter informativo e não substitui parecer jurídico. Para casos específicos, consulte um advogado trabalhista.